Во время коронакризиса удалённая работа стала очень распространённой формой работы, чему способствовали как технологическое развитие, так и общий рост популярности гибких форм работы. Юрист Йоханна Ряхн рассказала, что следует учитывать при удалённой работе, и указала на основные ошибки, которые совершаются сегодня.
Удалённая работа означает, что сотрудник выполняет свою работу, которую он или она обычно выполняли на территории работодателя, вне её: например, в своём доме или в сельской местности. И Ряхн сообщила, что при применении варианта с удалённой работой существует несколько важных правовых нюансов, о которых часто забывают:
«По закону работодатель не может принуждать сотрудника работать в домашнем офисе, а сотрудник в свою очередь не может оставаться в домашнем офисе без разрешения работодателя, то есть работодатель и сотрудник должны обязательно договориться о том, что работа будет дистанционной».
По словам юриста, часто забывают и о том, что соглашение о дистанционной работе должно заключаться в письменной форме, например, в трудовом договоре или в отдельном соглашении, а работодатель должен оценить риски, связанные с удалённой работой, прежде чем разрешить сотруднику заступить на такую работу.
Обеспечение безопасной рабочей среды — обязанность работодателя, даже в доме работника
В случае удалённой работы работодатель также несёт ответственность за здоровье и безопасность работника на рабочем месте и должен, чтобы составить карту связанных с удалённой работой рисков, провести их анализ.
«Чтобы провести анализ рисков и проинструктировать сотрудника по охране труда и технике безопасности, работодатель должен знать, где сотрудник работает удалённо. Таким образом, в случае удалённой работы, недостаточно согласовать место работы с точностью до единицы местного самоуправления — место работы следует определить ещё точнее, например, оговорив, что сотрудник работает удалённо в своём доме», — напомнила работодателям юрист.
Например, при работе с компьютером работник должен быть проинструктирован в отношении эргономичного рабочего места и положении при работе. Кроме того, важно оценить и смягчить влияние удалённой работы на психическое здоровье сотрудника.
«Один из способов информирования и инструктирования сотрудников — это предусмотреть порядок выполнения удалённой работы в правилах организации труда или в отдельном документе, с которым сотрудник ознакомляется при заступлении на работу и/или перед началом удалённой работы. В распорядок по удалённой работе можно добавить требования и рекомендации для сотрудника по обустройстве места для удалённой работы его в доме», — сказала Ряхн.
В случае удалённой работы работодателю, разумеется, сложно проверить и убедиться, что место работы его сотрудника соответствует требованиям с точки зрения охраны труда и техники безопасности.
«Тем не менее работодатель может ограничить свою ответственность только в том случае, если он сделал всё от него зависящее для обеспечения безопасности и гигиены труда. Это означает, что если работодатель не может проверить безопасность места удалённой работы сотрудника или если работодатель знает, что место удалённой работы сотрудника небезопасно, то работодателю нельзя позволять сотруднику работать удалённо», — подчеркнула юрист.
Расходы, связанные с работой в домашнем офисе, оговариваются заранее
Общее правило говорит, что расходы по созданию и поддержанию в порядке рабочего места сотрудника несёт работодатель. По словам Ряхн, тот же принцип применяетсяи к сотрудникам, которые переехали в свои домашние офисы во время коронакризиса.
«Возмещение расходов производится по соглашению между работодателем и работником, исходя из принципа разумности. Если работодатель решил, что для сотрудников необходимо или разумно переехать в домашний офис, чтобы предотвратить распространение COVID-19, а сотрудники соглашаются работать в домашнем офисе, то работодатель должен предоставить сотрудникам необходимые средства для работы в домашнем офисе», — пояснила она.
Работодатель может разрешить как использование рабочего оборудования работодателя в домашнем офисе сотрудника, так и возместить разумные расходы на рабочее оборудование, сделанные сотрудником по согласованию с работодателем. В дополнение к рабочему оборудованию (компьютер, стол, эргономичное кресло и т. д.) также могут быть возмещены и другие расходы, связанные с работой в домашнем офисе, например, в разумной пропорции расходы на интернет или коммунальные услуги. При возмещении расходов важно учитывать особенности налогового законодательства, отметила юрист.
«Среди прочего, было бы разумно указать, какие средства для работы и на какой срок работник может забрать домой, какие расходы и на основании каких документов работодатель готов возместить. Это помогает предотвратить ситуации, когда работодатель получает неожиданное требование от работника о возмещении расходов или когда работодатель не имеет информации о том, какое рабочее оборудование используется работниками у них дома», — порекомендовала Ряхн.
Исходить следует из принципа, что работодатель должен предоставить сотруднику одно место для работы за свой счёт, будь то в офисе или в доме сотрудника.
При обработке персональных данных не допускается никаких поблажек
Если сотрудник обрабатывает личные данные для выполнения рабочих задач, то работодатель должен, если позволил работать удалённо, учитывать дополнительные риски для защиты личных данных, обусловленные удалённой работой, продумать, как ими управлять, соответствующим образом проинструктировать сотрудника.
«Работодатель несёт ответственность за обеспечение правомочной и безопасной обработки личных данных и в ситуации, когда сотрудник отвечает на электронные письма клиента в кафе или работает с бумажными документами, содержащими личные данные, у себя дома», — подчеркнула Ряхн и добавила, что для работодателя очень важно обязать и стимулировать сотрудников сообщать о любых, даже незначительных нарушениях в области защиты личных данных.
Читайте по теме:
Как защитить личные данные — штрафы уже кусаются
Скрытая видеокамера на рабочем месте — можно устанавливать или нет
«Коронавирус не помеха» — основатель онлайн-школы раскрыл плюсы удалённой работы