Воскресный антидепрессант Любиной: Контрольный

Всегда гордилась тем, что я высококлассный организатор и антикризисный менеджер.

Хотя так было не всегда: начинала я как беспечный офисный сотрудник. Однажды меня даже частично премии лишили: я уехала в отпуск, никому не передав ключ от сейфа. Сделала я это не от злого умысла, а по неопытности. Всё бы ничего, но отпуск пришёлся на проверку, и по закону подлости документы из злополучного сейфа понадобились, едва я ступила на гостеприимную испанскую землю. Отдых, к счастью, шеф портить мне не стал, и узнала я о сгустившихся над моей головой тучах уже по возвращении.

Ничего не подозревая, я позвонила шефу из Москвы — хотела отпроситься на один день: мы прилетали в Петербург в понедельник в обед, да ещё с двумя чемоданами каждая. Хотелось довезти их до дому и выдохнуть после беготни по аэропортам. Получилось так, что в Испании мы с подругой пустились во все тяжкие, обошли все бутики на побережье, скупив что надо и не надо. Поэтому домой летели с перевесом в 40 кг. Услышав в трубке злобное шипение, я мигом очнулась от отпускного тумана и вместе с неподъёмными чемоданами заспешила на работу.

За время отпуска мы потратили все деньги, поэтому сокращение месячной премии на треть я запомнила надолго. Тем не менее ревизию, из-за которой, собственно, потребовались ключи от сейфа, мы пережили без потрясений, а по итогам ударной работы я даже заслужила похвалу шефа.

Постепенно я набиралась опыта, но отъезд в отпуск каждый раз становился испытанием — по закону подлости регулярно возникали ситуации, требующие моего участия. Но вот однажды я где-то вычитала, что мерилом эффективности менеджера является то, как работает коллектив во время… отсутствия начальника: хороший руководитель в любой момент может уехать куда угодно, и этого никто не заметит. Сразу возникает вопрос: а как, собственно, этого добиться в условиях, когда процессы не просто возникают спонтанно, но и напрочь далеки от типовых?! Тут на день-то не отлучиться, не то что в отпуск на месяц улететь!

Думала я, думала, но надумала — решение пришло сразу, когда я сформулировала себе самой задачу с позиции как раз антикризисного менеджера (только я тогда ещё не знала, что у меня это талант).

Рассуждала я так: в чём состоит руководство коллективом и управление текущими процессами? В получении задач, распиливании их на множество подзадач, распределении между сотрудниками и контролем за исполнением. А задач форс-мажорных? В том же самом, лишь с той разницей, что задачи это не типовые и регулярно повторяющиеся, а появляющиеся вдруг и словно ниоткуда. Конечно, есть задачи, которые исполняла я и только я, но этим в данном случае проще было пренебречь. Во-первых, себя любимую я заменить всё равно никем и ничем не могу, а во-вторых, часть задач тоже может быть делегирована другим, просто исполнены они будут сильно медленнее и потребуют дополнительных разъяснений.

И вот он готовый ответ на вопрос: что сделать, чтобы в твоё отсутствие всё бы шло без косяков? Ответ: надо лишь расписать, кто, что и в какие сроки должен делать!

«Эврика!» — вскрикивать этого я не стала, но мысленно себе поаплодировала, а заодно тут же приступила к делу: начала писать список дел на время предстоящего отпуска.

Кстати: вопросом я озаботилась заранее, а именно за… месяц! И передача дел представляла собой не просто список. Это было детальное описание задач, со сроками, исполнителями, их контактами, вложением документов. Я расписывала, кто, к кому и когда должен обратиться. В течение месяца список видоизменялся и дополнялся. Итоговая версия заняла листов 20.

Вот пример одной из задач — разумеется, условный и расписанный в разы менее детально. Тогда я ещё продолжала трудиться в банке и занималась поставкой на ремонтируемые объекты мебели. Разумеется, названия населённых пунктов и ФИО чисто условные:

«Мебель для объектов в Гатчине, Киришах и Волхове прибудет 15 февраля. Разгрузка для всех трёх офисов — Гатчина, ул. Хххх, д.1, склад. Ответственный от банка за разгрузку — Семён Семёнов, 89113433333. От поставщика — Фёдор Фёдоров, 89213333333.

Ответственный от банка за готовность объектов в Киришах и Волхове — Денис Денисов, 89043333333; в Гатчине — Семён Семёнов, 89113433333. Ответственный за сборку в Гатчине от подрядчика — Фёдор Фёдоров, 89213333333; в Киришах и Волхове — Пётр Петров, 89333333333. Монтаж рекламы — ИЧП «Ромашка», Ким Кимов, 89213297777.

Семёнову (Гатчина) быть на связи с Фёдоровым, начиная с 14:00 14 февраля: узнавать время прибытия, номер автомобиля и ФИО водителя. Фёдорову сообщить Семёнову номер автомобиля, ФИО водителя и ориентировочное время прибытия не позднее 14 февраля (нужно время для оформления пропусков).

Денисову (Кириши и Волхов) узнавать, что мебель на складе, от Фёдорова; звонить Фёдорову самому, начиная с 9:00 15 февраля. Быть на связи с Петровым: без его присутствия мебель на свои объекты не вывозить! Гарантию за сохранность и комплектность несёт подрядчик!

С мебелью для Киришей приедут два стола для объекта в Будогощи — помечены жёлтым скотчем. Фурнитура лежит в общем пакете, собирать будет бригада Фёдорова, но после Гатчины.

Рекламщиков на объекты вызывают, соответственно, Денисов и Семёнов, предварительно выслав Киму фотофиксацию установленной мебели, законченной входной группы и смонтированных банкоматов. Кимов высылает монтажников только после проверки предоставленной информации — звонить мебельщикам Фёдорову и Петрову! Претензии, что «монтировать некуда, у вас полным ходом идёт сборка», не принимаются!».

Повторюсь: это лишь сотая часть ЦУ, да и те приведены в сильно упрощённом виде. К инструкциям прилагались письма, накладные, сметы и прочие документы, необходимые для того, чтобы процесс не забуксовал.

При внимательном прочтении видны ЦУ, которые могут показаться странными даже человеку несведущему. Например, почему транспортировкой между объектами занимаются сотрудники банка — при ответственности мебельщиков; зачем вызывать рекламщиков на незавершённые объекты и пр. Ответ простой: горящие сроки — установленные однажды сроки сдачи и открытия переиграть было практически нереально, а за нарушение сроков квартальных можно было запросто остаться и без премии, и без работы.

Сжульничать, представив «правильные» фотографии или проставив фиктивные даты, было также нереально: «засчитывалось» открытие лишь тех офисов, которые в установленные сроки начинали совершать банковские операции.

Лирическое, так сказать, отступление: за поставку мебели на объекты я отвечала около полутора лет. Потом был период, когда пришлось работать со строителями и отвечать за ремонт и сдачу объектов «под ключ». И вот тогда-то моё знание процессов изнутри и пригодилось. В бытность мою «мебельщиком» я билась за то, чтобы мебель «ехала» на уже достроенный объект — с покрашенными стенами, наклеенными обоями, уложенной на пол плиткой и вставленными окнами. А вот став «строителем», вовсю уже сражалась с другими мебельщиками, объясняя, почему замена окон в мороз никоим образом не отразится на состоянии уже смонтированных столов и поклеенных обоев.

Это я к тому, что и другие строители сплошь и рядом норовили обхитрить мебельщиков — если одним нужны были нормальные условия работы и уцелевшая мебель, то другим — во что бы то ни стало требовалось уложиться в сроки.

Возвращаясь к инструкции на 20 листах на время отпуска: свою задачу на тот момент я, хотя и занималась мебелью, видела в ускорении сроков сдачи (иное было бы странным) при обязательном сохранении дружеских отношений со строителями.

Итоговое письмо я разослала за пару дней до отпуска с комментариями: мол, дорогие товариСЧи, коллеги, читаем, вникаем, задаём вопросы и уточняем, если что-то непонятно. В итоге в отпуск я отправилась с чистой совестью, рассчитывая, что телефон не будет надрываться от звонков и сообщений. Так и получилось. Первые пару дней под пальмой я вздрагивала от каждой эсэмэски, но постепенно внимание сместилось на массажи, усилия «загореть, но не сгореть» и то, как лечь поздно, но встать с петухами (в Тае, кстати, они тоже есть).

В общем, за три недели с работы мне никто не позвонил и не написал…

Окончание следует…